Як українські аутсорс-компанії автоматизують свої фінанси

У грудні 2023 року CEO та Founder FINBASE Андрій Півненко провів опитування серед 13 CFO українських аутсорс-компаній із понад 600 співробітниками. Темою стала автоматизація фінансів.

«З кимось вдалося змістовно поспілкуватися, у когось — лише дізнатися, у якій системі вони змогли автоматизувати фінанси. Завжди цікаво почути думку людей, які мають глибоку експертизу в галузі корпоративних фінансів про те, як вони знаходять шляхи для вирішення глобальних фінансових питань бізнесу», – каже Андрій.

Результатами він поділився в авторській колонці для AIN.UA.

Які системи обирають для автоматизації фінансів?

На ринку аутсорс-компаній України немає бездоганної практики з автоматизації фінансів. Тому кожен бізнес вирішує самостійно, як автоматизуватися, залежно від своїх стратегічних цілей.

У декого це відбувається органічно — тоді компанія під конкретне завдання організує своїх девелоперів, які займаються розробкою внутрішнього блоку системи фінобліку. І так потроху система покриває всі блоки. На органічне зростання в компанії йдуть роки автоматизації і виходить такий монстр із декількох систем, що з допомогою API поєднані в одну мегасистему.

Дехто обирає автоматизацію всіх блоків фінансів (іноді з додавання блоків HR, рекрутингу, CRM тощо) в одній «магічній» ERP.

У чому загалом полягає проблема для аутсорсу?

Якщо компанія доїхала до розміру в понад 600 людей на «ексель-суперменах» (фахівцях з Excel) та кількох різних системах, у неї виникне багато складнощів із фінансами, бухгалтерією та плануванням. Зокрема:

• відсутність однієї фінансової політики на всю компанію (юніти/ підрозділи), яку можна запрограмувати;
• постійні помилки, які хтось має фіксити;
• поява дуже кастомних процесів;
• різна логіка обрахунків у різних відділах;
• відсутність подвійного запису;
• неможливість аудиту та підтвердження кожної цифри звітності;
• відсутність однакового розуміння ситуації у фінансах у компанії
• неможливість адекватного планування;
• довготривалий збір даних у всьому холдингу;
• відсутність актуальної інформації для управлінських рішень.

Що таке фінансова політика й навіщо вона потрібна власникам та інвесторам?

Для того, щоби власники, інвестори та команда бізнесу могли довіряти фінансовим репортам та плануванню, для прийняття стратегічних та оперативних рішень. Щоби контроль кожного витраченого та отриманого долара був правильно зафіксований та використаний ефективно, без усіляких кейсів «повз касу». Щоби всі цифри міг підтвердити раптовий аудит.

Ще Пітер Друкер казав, що управляти можна тільки тим, що можна виміряти. Саме для фіксації кожного «фінансового сліду» необхідна фінансова політика. «Фінансові сліди» – це всі факти, що впливають на гроші і прибуток, наприклад, година таймтрекінгу, один нарахований долар працівнику, один нарахований день відпустки, один витрачений долар тощо.

Фінансова політика — це правила гри, за якими працює фінансовий відділ. Це ніби правила гри, межі футбольного поля та суддя для футболістів. Складанням та погодженням займається висококваліфікований CFO, який робив це вже декілька разів, адже йому доводиться виходити за межі нинішнього бізнесу і прогнозувати зміни на роки.

Які системи автоматизації фінансів обирають аутсорс-компанії?

Суха статистика серед опитаних:

• п’ятеро обрали Microsoft Dynamics;
• четверо — самописні системи та блоки автоматизації;
• троє обрали IT Enterprise;
• один опитаний запустив BAS і переходить на Microsoft Dynamics.

З якими системами порівнювали:

• SAP, Oracle;
• Acumatica;
• Odoo, Quickbooks Enterprise, PUP, Intalev.

Чому компанії обирали Microsoft Dynamics:

• є на слуху кейси запусків великих ІТ-компаній у конкретних українських розробників;
• ця система зрозуміла інвесторам зі США;
• система безпечна і точно буде розвиватися, адже це Microsoft;
• як екосистема — покриває багато інших запитів: месенджери, хмара, простір для дзвінків;
• Copilot — це АІ-помічник для всіх акаунтів, що зможе автоматизувати частину рутинних тасків у всіх блоках;
• Power BI може агрегувати дані з усіх блоків;
• гнучка система доступів і прав за ролями;
• наявність SaaS та не SaaS-моделі;
• можливість кастомізації;
• містить курси з навчання, тож можна самостійно навчити фахівця;
• можливість побудувати повноцінний фінансовий, бухгалтерський облік в одному середовищі
• система не така дорога, як SAP, Oracle, але більш потужна ніж Odoo та Quickbooks та інші.

Чому компанії обирали It Enterprise:

• це український продукт;
• закриття відразу 60–70 % потреб без допрацювань;
• можливість створювати різні додаткові аналітики та будувати звіти в абсолютно різних розрізах;
• гнучка система доступів і прав за ролями;
• можливість самостійно допрацьовувати систему за бажанням;
• можливість налаштовувати та інтегрувати API самостійно;
• можливість побудувати повноцінний фінансовий, бухгалтерський облік в одному середовищі;
• містить курси з навчання;
• не така дорога як SAP, Oracle, але більш потужна ніж Odoo та Quickbooks та інші.

Які цілі ставили?

Рентабельність інвестицій (ROI) порахувати важко, тому її не назвала жодна з компаній. Загалом озвучувалися такі тригери до автоматизації:

• усім у компанії зрозуміло, що відділи не отримують критично важливу інформацію для відповідей на запитання та ухвалення рішень вчасно;
• витрати на підтримку багатьох різних систем більші за витрати на одну систему, а кількість помилок — менша;
• заходить інвестор, який ставить умову — автоматизація в зрозумілій йому системі;
• найближчим часом компанія планує зростання та відкриття нових філіалів і стратегічно вигідно автоматизуватися до початку цього процесу, щоби зекономити під час масштабування.

Як обирали підрядника?

Загалом обирали за такими основними критеріями:

• досвід схожої автоматизації серед ІТ-компаній такого ж розміру;
• відгуки;
• чітке КП і детальний план впровадження;
• виділена команда;
• гнучкість за ціноутворенням.

Які модулі автоматизували?

Кожна компанія мріє автоматизувати в ERP всі важливі фінансові процеси, але на таких масштабах працюють лише поступові запуски блоків. Загалом, за словами опитаних CFO, у кожного свій потік запуску модулів, що залежав від потреб бізнесу. Але я побачив, що більшість запускалась по приблизно в такій послідовності:

1. Інвойси та таймтрекінг.
2. Казначейство та Cash Flow — щоби розносити банківські виписки, апрувити платежі, налаштувати платіжний календар.
3. P&L (Profit & Loss).
4. Balance sheet.
5. Бюджети проєктів та бюджет компанії.
6. Дашборди.
7. Бухгалтерський облік.

Скільки грошей та часу потребувала автоматизація фінансів?

Наразі багато з опитаних саме перебувають на стадії запуску, тому здебільшого мають лише орієнтовні бюджети на доступи до систем. Йдеться приблизно про один-два роки та $100–200 тис. Це лише про першу версію запуску. Далі компанії планують доопрацювання, тож бюджет буде більшим.

Для запуску автоматизації фінансів у компанії має бути досвідчений CFO, а краще CFO та консультант, що робив декілька схожих запусків систем. У CFO та фінансової команди має бути виділений час під запуск системи та на часткову подвійну роботу у двох системах (нова ERP та стара для самоперевірки). Тоді вірогідність, що гроші не будуть витрачені на вітер, а ROI буде позитивним, — набагато вища.