Маржа, EBITDA, касовий розрив. Як грамотний фінансовий аналіз покращує роботу компанії

Компанії, де бізнес-рішення ухвалюють не інтуїтивно, а на основі фінансового аналізу, отримують більший прибуток.

У партнерському матеріалі з Finbase MC.today з’ясовує, чому так відбувається,  які ще переваги дає засновникам аутсорсингових компаній фінансовий аналіз і коли саме вигідно звернутися по консультацію, щоб не втрачати прибуток через неправильні рішення.

Пройдіть короткий тест, що допоможе вам з’ясувати точний стан фінансів у бізнесі, і отримайте безплатну фінансову консультацію, а також план, як компанії зростати швидше.

Партнер проєкту?

Андрій Півненко, засновник Finbase

Що таке фінансовий аналіз в аутсорс-бізнесі

Загалом фінансовий аналіз – це розуміння, як ухвалювати рішення, базуючись на адекватних даних. «‎В аутсорсі фінансовий аналіз дозволяє отримати більше переваг, ніж у товарному бізнесі чи виробництві», – каже засновник Finbase Андрій Півненко. І пояснює: «У власників є постійне інтуїтивне відчуття, що все зрозуміло. Але послуги, проєкти – складно вимірюванні категорії. Адже ви купуєте години праці в талантів і продаєте не один товар з конкретною ціною, а комплекс послуг»‎. Тож саме фінансовий аналіз дозволяє оцінити ефективність.

Ключові поняття, які має знати кожен власник бізнесу

• CashFlow – сукупність транзакцій надходжень і відтоку коштів компанії.
• PNL – доходи та витрати за місяць.
• EBITDA

• – обсяг прибутку до вирахування витрат з виплати відсотків, податків, зносу та нарахованої амортизації, тобто яка операційна прибутковість бізнесу. Показує результати ефективності проєктів та адміністративних відділів.
• GPM

• % – відсоткова маржа кожного проєкту, які проєкти генерують, а які «‎з’їдають» прибуток.
• COM

• %  – відсоткова завантаженість працівника годинами, які продані клієнтам. Або, іншими словами, utilization rate – утилізація часу.
• Overhead per employee

скільки мінімально GPM в середньому має компанія заробляти на проектних працівниках, щоб покрити overheads (накладні / не прямі витрати) і стати прибутковою.

Чому власникам бізнесу потрібен фінансовий аналіз

Для чого власникові бізнесу потрібен незалежний погляд на фінансові показники його компанії? Головним чином для того, щоб отримати адекватну оцінку важливих метрик бізнесу й ухвалювати важливі рішення на їх основі.

Якщо ж нехтувати фінансовими інструментами, то:

• можна пропустити прибуткові кейси чи гіпотези, які дуже вигідно масштабувати;
• виникає ризик пропустити «‎пожежі»;
• робота із клієнтом на невигідних умовах може призвести до непередбачених, а то й фатальних для бізнесу витрат.

Віталій Дяченко, фаундер UppLabs:  «Pursue growth and learning – прагнення до розвитку та навчання – це одна з цінностей в UppLabs. І моїх особистих. Що не дивно: кожний засновник вкладає в компанію частину себе. Останні три роки для мене були як MBA на практиці. Це робота із крутими фаундерами, партнерами та консультантами з Finbase, які показали, як швидко оцінити компанію, пройти M&A

, бюджетувати майбутні періоди з різними сценаріями розвитку.

Проблема: до приєднання партнерів я зводив більше бухгалтерський PnL

, ніж фінансовий, та інтуїтивно рахував метрики. Планування тримав більше на відчуттях, ніж у таблиці. Аудит моїх нових партнерів показав, що важливі метрики GPM

та average revenue per employee – нижчі за бенчмарк ринку. Та є зона оптимізації кожного відділу перед зростанням, яке незабаром почалось.

Рішення: після заходу партнера ми налаштували з Finbase облік всіх важливих метрик в одній Finbase System. Ми змінили позиціювання, що вплинуло на ключові метрики та підняло їх до найкращих ринкових практик. Перевіряючи багато гіпотез і відслідковуючи результати, ми відкидали 80–90% тестів і залишали ті 10–20%, що давали максимальний результат на багато місяців уперед. На зростання компанії також вплинула оптимізація по всіх відділах, що завершилася у фінансах у вигляді конкретних бюджетів по місяцях та КПІ команди.»

Коли точно треба звернутися до фінансових консультантів

В одному з бізнесів, де команда Андрія почала рахувати фінанси, знайшли такі проблеми: у компанії існував касовий розрив, бо найбільший клієнт збільшував борг протягом двох років до розміру одного обороту компанії. Також один фікспрайс-проєкт постійно зростав у витратах без особливого збільшення доходу. Він уже виріс у 5–6 разів відносно естимації.

Це ніколи не з’ясували б, якби топменеджмент не аналізував метрики щомісяця та не бачив динаміку. Із клієнтом, що збільшував борг, домовилися про роботи з поступовим зменшенням боргу, а не збільшенням. Як тільки він знову порушив угоду, ми перекинули команду на прибуткові проєкти клієнтів, що платять.

Фікспрайс-проєкт закрили, беручи досить багато ризиків. Але якби не закрили, то естимація могла зрости у 13 разів. Зробили оптимізацію у процесах естимації, РМ, підписання контрактів з держкомпаніями.

Нам у фонді під час активних змін життєво необхідно бачити всі бізнеси в одному й тому самому форматі, легко синхронізуватися з командою за основними ринковими показниками, ставити плани та KPI. Це все команда Finbase забезпечує у всіх компаніях фонду Nika Tech.

Власник IT-аутсорс/аутстаф-компанії з понад 700 людей у команді після роботи з Finbase зробив такий висновок: рішення, яке вплинуло найбільше на зростання GPM бізнесу (+5%) та на EBITDA – це надання всім head of delivery бонусів від GPM департаменту.

На департамент лягали тільки ті витрати юніту, на які head of delivery міг впливати, без розподілу адміністративних витрат компанії. Керівники разом з фінансистами розробили кастомний інструмент розрахунку, який відкрито показував усі витрати й доходи, а також GPM департаменту.

Цим фаундер мотивував команду сфокусуватися на керуванні юнітами через важливі для бізнесу метрики і вдумливо розпоряджатися бюджетом витрат та інвестицій.

Чи знаєте ви точний стан фінансів у вашій компанії? Пропонуємо пройти короткий тест і з’ясувати це.

CFO IT-аутсорс-компанії під NDA

Після певної кількості порахованих GPM низькомаржинальних проєктів і невдалих фікспрайс-проєктів топменеджмент побачив ключову проблему.

Проблема: у компанії не рахували планові та фактичні показники маржинальності проєктів і не на 100% коректно відділяли години, витрачені на проєкт, від годин на внутрішні процеси (навчання, планування тощо). Точність відстежування маржинальності була досить низькою – у межах плюс-мінус 7% – і залишалася без аналізу з боку команди.

Рішення: фінансовий аналіз виявив, що необхідно передивитись умови роботи з клієнтами та контракторами. А також:

• Запустили детальне планування продакшен-команди на місяць уперед.
• З певного моменту компанія практикує підхід zero bench, тобто не закладає години бенчу, а фокусується на продажу всіх закуплених у контракторів робочих годин. Оцінювання цього бенчу відбувається не тільки у грошах і годинах, а й у людях та їхній експертизі.
• З’явилося планування відпусток і ноутісів про звільнення на місяць уперед. Це збільшило точність планування та дало змогу завчасно реагувати на зміни в наступному місяці.

До Finbase звернулася аутсорс-компанія, яка агресивно росла на прибуткових проєктах останні два роки, але вже три місяці була у стані перманентного касового розриву. У результаті фінаналізу виявилося, що всі проєкти мали високий відсоток GPM, але всю маржу з’їдав бенч і постійні неефективні витрати на непроєктні витрати. З’ясувалося, що правильно порахований overhead per employee на кожного проєктного працівника склав $2 тис.

СЕО поставив за мету вийти на ефективні ринкові показники і провів оптимізацію неефективного бенчу та витрат. За два місяці вийшов на overhead per employee в $900–1000, що в результаті дало компанії зростання EBITDA у 19%. Після такої оптимізації компанія стала більш помірковано інвестувати в гіпотези та перевіряти кожну на ефективність. Зараз тримає руку на пульсі метрик і продовжує зростати, не опускаючи EBITDA бізнесу нижче від 15%.

В одній рекламній аутсорс-агенції СЕО після декількох не виконаних очікувань перестав довіряти CFO, але не міг звільнити, оскільки той був глибоко занурений у ключові процеси. Крім того, не було конкретного розуміння промахів. Фінансові консультанти провели аудит і виявили, що CFO не досягав запланованих показників, звітність і бюджетування зводив з помилками та без самоперевірок, не міг пояснити низьку прибутковість. «‎Тоді Finbase взяв на себе обов’язки CFO і знайшов під операційні завдання вигіднішого з погляду грошової винагороди фінансового менеджера»‎, – розповідає Андрій Півненко. Після чого Finbase взявся за автоматизацію обліку, збирання даних зі співробітників і формування планів із СЕО. Зрештою компанія отримала настільки залученого в бізнес-аутсорс CFO, що той став майже частиною компанії.

Серед інших ‎тривожних дзвіночків, зокрема:

• немає прозорості та розуміння реальних показників;
• немає плану на місяць і чітких очікувань EBITDA;
• невпевненість у цифрах, у тому, що показати інвестору, коли той запитає про цифри;
• неможливість сформулювати точні завдання щодо фінансів, немає бажання експериментувати, а хочеться отримати чіткі рішення, якими вже користуються інші бізнеси.

Утім, не обов’язково чекати якихось проблем, щоб звертатися по фінансовий консалтинг. Адже це не стільки інструмент антикризового керування, скільки спосіб зробити ефективнішим управління компанією. «‎Як сказав один клієнт: “Тепер знаю реальність, знаю, що ми не одні такі, та знаю, що робити, щоб бізнес покращувався”»‎, – ділиться Андрій Півненко.

Чи знаєте ви стан фінансів у вашій компанії? Пройдіть короткий тест, отримайте безплатну консультацію і план, як бізнесу зростати швидше.

Як виглядає фінансова консультація

«‎Фінансова функція – це сервісна функція бізнесу. Тобто ми працюємо в команді з фаундерами лагідно, але наполегливо, – пояснює Андрій Півненко. – Ми розуміємо, який “‎кубик конструктора”‎ або “‎велосипед”‎ застосувати до якої ситуації, бо всі ці “велосипеди”‎ вже винайшли і протестували в інших компаніях протягом семи років»‎.

Усе починається з діагностики. У Finbase аналізують, що відбувається в бізнесі зараз з фінансовою функцією, а також що потрібно, щоб прийти до точки Б – тобто туди, куди бізнес хоче вирости.

Далі будується «‎дорожня карта»‎ запуску фінансів починаючи із пріоритетів компанії на поточному етапі. Finbase працює з будь-якими системами обліку, які є в замовника, або впроваджує власну. Створює для клієнта оптимальний дашборд і фінансові процеси, впроваджує планування, KPI, ціноутворення, вчасне збирання доходів з боржників.

Залежно від запитів Finbase, зокрема, може ще:

• взяти на себе всю фінансову аналітику «під ключ»: налаштувати її, підтримувати і планувати, а також масштабуватися разом з компанією;
• запропонувати напрацьовану ефективну систему фінансового обліку і планування, яка діє вже в 40 компаніях;
• залучити компетентну аутсорс-команду CFO з досвідчених фінансистів.

Звертаючись за фінансовим аналізом до зовнішньої компанії, як-от Finbase, власник бізнесу фактично отримує експертизу одразу багатьох інших бізнесів, з якими Finbase уже співпрацював. І які впевнено роками зростають, ухвалюючи точні рішення на базі своїх даних.

Крім того, це й можливість оптимально підійти до витрат. «‎Якщо порівнювати видатки на заробітну платню досвідченого фінансового директора фултайм, то послуги Finbase будуть у 3–4 рази вигіднішими»‎, – наводить Андрій Півненко ще одну перевагу на користь зовнішнього, а не внутрішнього консалтингу.