Як рекламна агенція в черговий раз потрапила в касовий розрив, але знайшла вихід і стала фінансово стабільною.

Передштормова тиша

Рекламна агенція (27 працівників), яка спеціалізувалася на digital-маркетингу та бренд-просуванні, вже не раз стикалася з касовими розривами. Але цього разу ситуація стала критичною. Грошей не вистачало навіть на базові витрати – зарплати співробітникам доводилося платити із запізненням у 1,5 місяці.

Що ж пішло не так? Начебто все працювало, клієнти були, а агенція продовжувала виконувати проєкти. Але реальність була невблаганною: фінансова діра поглиблювалася, і якщо не змінити модель, бізнес міг просто не дожити до кінця року.

🔻 Головні причини фінансової кризи:

• Команда не вміла правильно планувати доходи та витрати. Фінансові потоки були хаотичними, що створювало непередбачуваність.
• Дебіторська заборгованість досягла понад 2 місячні обороти.  Це означало, що клієнти затримували платежі, а агентство не могло вчасно оплачувати власні рахунки.
• Затратна частина була неоптимізованою. 

Власник агентства звернувся у FINBASE із запитом: як позбутися касових розривів, налаштувати звітність та зробити бізнес передбачуваним?

Розкриття головної проблеми

Фінансовий директор разом із CEO занурилися в аналіз бізнесу. Вони переглянули цифри, оцінили рух коштів, розібралися в структурах доходів та зрозуміли головну проблему – дуже низький MRR (Monthly Recurring Revenue) та занижена маржинальність порівняно із середньою на ринку.

Агенція жила від одного проєкту до іншого. Кожен новий місяць починався з боротьби за нових клієнтів, рекламні бюджети планувалися хаотично, а маркетингова команда працювала в постійному стресі.

Щоб знайти вихід, фінансовий директор разом із CEO побудували фінансову модель з різними варіантами підписних тарифів і змінами в продуктовій лінійці. Вони розіграли кілька сценаріїв і дійшли висновку, що найкраще рішення – перехід до довгострокових контрактів на 6-12 місяців.

Але тут з’явився ризик. А що, якщо клієнти не погодяться на довгострокову співпрацю?

Ніхто не міг гарантувати, що бізнесмени, які звикли працювати разово, захочуть підписати контракт на півроку чи рік. Тому вирішили перевірити гіпотезу – запропонувати тестовим клієнтам новий формат та подивитися на реакцію.

Щоб зробити підписку привабливою, додали в пакети контент, таргет, PR, аналітику та стратегічну підтримку. Так агентство пропонувало не просто окремі рекламні кампанії, а повний супровід бренду на щомісячній основі.

В результаті через три місяці 45% клієнтів погодилися на довгострокові контракти, а більшість нових клієнтів одразу обирали саме підписку. Ризик не виправдався – гіпотеза майже підтвердилася, і стало зрозуміло, що ще в офері потрібно докрутити.

Оптимізація витрат: рішення, що допомогло втриматися на плаву

Разом із CEO прийняли стратегічне рішення знизити витрати:

• Перейшли на віддалену роботу. Відмова від офісу дозволила зменшити постійні адміністративні витрати на 14%.
• Автоматизували частину процесів за допомогою SaaS-сервісів. Це знизило навантаження на менеджерів та підвищило ефективність роботи.

Ці кроки дозволили зменшити адміністративні витрати та підвищити загальну фінансову ефективність.

Результати через 8 місяців: перша фінансова стабільність за багато років

📌  Касові розриви зникли. Більшість доходів стали передбачуваними завдяки підписним контрактам.

📌  Точність фінансового планування сягнула 80%. Компанія могла прогнозувати доходи та витрати на півроку вперед.

📌  Прибуток виріс на 48%. Це стало можливим завдяки збільшенню середньої маржі та зменшенню адміністративних витрат.

📌  Середній термін роботи з клієнтами збільшився з 2-3 місяців до 5+ місяців (це ще була не повна статистика). Це означало стабільний потік замовлень та зменшення витрат на залучення клієнтів.

📌  Стрес у команді зменшився, а текучка персоналу знизилася. Зарплати почали виплачуватися без затримок, що створило стабільне середовище для роботи.

‍

‍