Українська міжнародна IT-компанія вийшла з -10% чистих збитків в +15% чистого прибутку

Передісторія

Українська міжнародна IT-компанія, яка впевнено працювала на ринку, несподівано зіткнулася з проблемою: попри успішні проєкти та стабільний потік замовлень, грошей у компанії постійно не вистачало. Власнику здавалося, що все під контролем, але цифри говорили про інше. Компанія жила від зарплати до зарплати, а касовий розрив став неприємною реальністю.

Це реальна IT-компанія, але для збереження конфіденційності назвемо її Coreteam  спеціалізувалася на розробці складних ERP-систем, корпоративних сайтів і цифрових рішень для стартапів. Засновник Coreteam — талановитий технічний спеціаліст, природжений організатор і візіонер. Він створював проривні рішення, залучав клієнтів, керував складними проєктами, але робота з фінансами здавалася йому рутиною, яка відбирала сили й не приносила задоволення. Він розумів, що контроль над грошима важливий, але системно вибудувати облік і аналіз йому не вдавалося.

З часом стрес від необхідності контролювати фінанси без чіткої системи накопичувався. Він втомлювався від нескінченного ручного погодження платежів, нечіткого розуміння реального фінансового стану та постійного страху не виплатити зарплати. У якийсь момент йому здалося, що шансів врятувати бізнес майже не залишилося, але всередині була надія: якщо навести порядок у фінансах, компанія може вижити й навіть вийти на новий рівень.

Коли в компанію прийшов фінансовий директор FinBase, стало зрозуміло: без структурованих фінансових процесів Coreteam ризикував опинитися на межі виживання.

Поворотний момент

Перший звіт, який фінансовий директор підготував за три місяці, став справжнім відкриттям для команди. Топ левел компанії  розумів, що з фінансами не все гаразд, але вперше побачило реальну картину: конкретні цифри, касові розриви, незафіксовані витрати, зростаючі борги клієнтів без контролю. Усі усвідомили масштаб проблеми. Фінансовий директор пояснив, які зміни необхідно впровадити в першу чергу і які кроки допоможуть вибратися з кризи.

‍Аналіз проблеми

Занурюючись у роботу компанії, фінансовий директор виявив кілька ключових проблем:

• Фінансовий хаос: CEO самостійно контролював грошові потоки, але робив це вручну, без системи, частково сам, частково через бухгалтерію.
• Змішування особистих і корпоративних коштів: платежі проходили через його особисті рахунки, що приховувало реальну ситуацію.
• Процеси узгодження платежів гальмували бізнес: майже кожен платіж доводилося погоджувати вручну через пошту СЕО, що спричиняло затримки.
• Відсутність чіткої звітності: не було розуміння, які проєкти справді приносять прибуток, а які тягнуть компанію вниз.
• Неоптимальна утилізація ресурсів: співробітники були завантажені на 60%, тоді як для беззбитковості необхідно було щонайменше 70%.
• Зростаючий борг одного з клієнтів: клієнт постійно нарощував заборгованість, але компанія не поспішала ставити йому жорсткі умови.
• Фікс-прайс-проєкти перетворювалися на пастку: витрати на один із таких проєктів уже зросли в 5-6 разів (з 30к дол.  до 155к дол.,  а подальший аналіз показав, що вони могли збільшитися в 13 разів)

‍Перші кроки фінансового директора

Спочатку він узявся за фінансовий облік:

• Розмежував особисті та корпоративні рахунки.
• Завантажив усю фінансову інформацію в регулярні звіти про доходи та витрати.
• Створив платіжний календар, який тепер показує всі майбутні платежі.

Потім він приступив до оптимізації обліку ресурсів:

• Визначив чіткі правила обліку робочого часу.
• Розділив з топ менеджментом внутрішні та клієнтські проєкти, що дозволило краще відстежувати витрати.
• Встановив мінімальні пороги завантаженості співробітників.

Після цього він зайнявся роботою із заборгованістю клієнтів:

• Переглянув з хед оф сейлз умови роботи з клієнтом-боржником: він більше не міг нарощувати борг. 
• Частина команди, яка працювала з цим клієнтом, була переведена на прибутковіші проєкти, які реально платили.

Наступним кроком стала оптимізація фікс-прайс-проєктів:

• Фінансовий аналіз показав, що один із проєктів міг призвести до 13-кратного перевищення бюджету.
• Було ухвалене стратегічне рішення про його закриття, щоб уникнути подальших збитків.

‍Підсумки та результати

Після впровадження всіх змін ситуація в компанії кардинально змінилася:

• Уже через два місяці компанія стабілізувала фінансові потоки й вийшла на беззбитковість.
• Через два квартали досягла ринкового рівня прибутковості — з -10% чистих збитків до +15% чистого прибутку.
• Усі платежі тепер проходять за чітким планом, без ручного контролю CEO.
• Завантаженість співробітників стабільно тримається не нижче 70%, що дозволяє покривати всі витрати й заробляти.
• Заборгованість клієнтів перестала зростати, а компанія більше не бере на себе невиправдані ризики.
• Контроль фікс-прайс-проєктів запобігає перевитратам бюджету.

Висновок‍

Ця історія — наочний приклад того, як хаос у фінансах може підірвати навіть успішний бізнес. Однак із правильним підходом ситуація змінюється: чіткий контроль, системність і своєчасні управлінські рішення дозволили IT-компанії не просто вижити, а й вийти на впевнений ріст. Досвід FinBase показує, що прозорі фінансові процеси — ключ до стабільного розвитку бізнесу.

‍